بنابرین می بینید که پاسخ به پرسش فوق بسیار پیچیده است.هدف پاره ای از سازمان ها نوآوری است و آن را امتیاز رقابتی خود می دانند. حتی گاهی در این راه به بازده مستقیم هزینه در نظام اطلاعات نمی اندیشند. در پاره ای موارد نیز دگرگونی در مقررات دولتی و اجتماعی، عملکرد رقبا، و گسترش هزینه های عملیاتی، روی آوردن به نظام اطلاعات را ضروری و توجیه می کند(لاودن و لاودن، ۱۳۸۴).
به طور خلاصه می توان گفت که طی سال های اخیر، مدیران به دو دلیل توجه روزافزونی به نظام های اطلاعات و مدیریت اطلاعات در قالب این گونه نظام ها داشته اند.
-
- افزایش پیچیدگی فعالیت های کسب وکار: کسب وکار همواره پیچیده بوده است، ولی امروزه از هر زمان دیگری پیچیده تر شده است. همه سازمان ها در معرض تأثیرات اقتصاد بین الملل بوده و در بازار جهانی رقابت می‌کنند. فن آوری کسب وکار پیچیده تر می شود و چارچوب های زمانی برای اقدام های مدیریتی کوتاه تر می شود و محدودیت های اجتماعی در قالب تقاضای مشتریان برای محصولات و خدمات کیفی و ارزانتر وجود دارد. هر یک از این آثار بر پیچیدگی کسب وکار می افزاید.
- بهبود توانمندی های رایانه؛ راینه های غول پیکر دهه های ۱۹۵۰ و ۱۹۶۰ به سبب داشتن سرعت اندک و اندازه بزرگ از صحنه خارج شده اند و تنها کارشناسان سخت افزار با آن ها سروکار خواهند داشت. در گذشته کاربران هرگز در تماس مستقیم با سخت افزارها قرار نمی گرفتند و از این امر راضی بودند و در بیشتر موارد استفاده کنندگان خروجی های رایانه حتی نحوه کار با آن را نمی دانستند و برخی از یادگیری آن هم هراس داشتند. اما کاربران امروزی دیگر رایانه را یک وسیله ویژه به شمار نمی آورند بلکه به آن به عنوان یک ابزار کار ضروری مانند میز صندلی و تلفن نگاه می‌کنند (ریموند مک لوید، ۱۹۸۸).
۴-۲- طبقه بندی نظام های اطلاعات
بدرقه (۱۳۸۹ ص ۲۶) معتقد است که نظام های اطلاعات می‌توانند بر اساس تنوع استفاده به چند طبقه تقسیم گردند. یک طبقه بندی اساسی ساده به وسیله نقشه اصلی در یک شغل مورد استفاده قرار گرفته است.
به هر حال باید این نکته در نظر گرفته شود که نظام های اطلاعات به طور نوعی ترکیب های یکپارچه ای از چندین گونه از نظامهای اطلاعات هستند.
نظام های اطلاعات به طور اساسی بر طبق سه نقش اصلی که در تعهد شغلی بازی می‌کنند طبقه بندی می‌شوند که عبارتند از:
حمایت از عملیات شغلی: مثل آماده سازی اطلاعاتی درباره ویژگی های ذی نفعان وبهره برداران پروژه ها برای تسریع در فرایند برنامه ریزی آن و پشتیبانی تصمیم گیری مدیریتی، تسریع در تصمیم گیری مدیریتی، حمایت کوشش های تعهدی در دستیابی به فواید رقابتی به وسیله تولیدات، خدمات و قابلیت ها مبتنی بر اطلاعات ویژه، این تولیدات، خدمات و قابلیت های مبتنی بر اطلاعات می‌تواند به سازمان یک فواید راهبردی، پیش از نیروهای رقابتی که در صحنه اجتماع و جهانی با آن روبرو است به آن بدهد.
طبقه بندی های مدیریتی و عملیاتی می‌تواند به طبقاتی بیشتر در چندین طبقه مفهومی طبق نمونه ای که در شکل (۳-۲) آورده شده است تقسیم بندی شود.
نظامهای اطلاعاتی اجرایی نظام هایی هستند که عملیات شغلی را حمایت می‌کنند که شامل سیستم هایی که فرایند معامله (انجام) شغل ها، آن هایی که فرآیندهای صنعتی کنترل وآن هایی که مستقیماً در اداره ارتباطات و بهره وری شرکت می‌کنند راشامل می شود.
نظامهای اطلاعاتی مدیریتی گزارش دهی، نظام های پشتیبانی تصمیم ونظام هایی که اطلاعاتی را برای مدیریت بالا فراهم می‌سازند تقسیم بندی کرد.
نظام های اطلاعات
نظام های اطلاعات عملیاتی
نظام های اطلاعات مدیریت
نظام های اطلاعات اجرایی
نظام های پشتیبان تصمیم
نظام های گزارش دهی اطلاعات
نظام های پردازش تراکنش
نظام های کنترل فرایند
نظام های اتوماسیون اداری
شکل (۳-۲): طبقه بندی نظام های اطلاعاتی
۵-۲-نظام اطلاعات مدیریت [۱۱]
مدیران همواره به دنبال اطلاعات هستند و اتخاذ تصمیمات آنان بر اساس داده های مرتبط با موضوع تصمیم است. در گذشته منابع اطلاعاتی آنان اتفاقی و غیر مطمئن و به طرق مختلف و گوناگون بوده واطلاعات آنان از طریق مقامات مافوق و یا مرئوسین و یا سایر پرسنل سازمان تأمین می شد که عدم اطمینان و ریسک اتکاء به صحت اطلاعات را تشدید می کرد زیرا افراد اطلاعات را با افزایش وکاهش به مقامات ارائه می‌کنند.
استفاده از سیستم اطلاعات مدیریت برای دسترسی به اطلاعات مطمئن که توانایی مدیریت را در اتخاذ تصمیم، برنامه ریزی وکنترل سازمان یاری دهد دارای یک رون تاریخی است واین سیر تاریخی با مفاهیم دفتر داری دوبل که توسط پروز لوکاپالیکی[۱۲] در سال ۱۴۹۴ ارائه شد، آغاز گردید سیستم اطلاعات مدیریت تاقرن بیستم با تأنی به حرکت خود ادامه داد وشاید علت آن عدم توانایی بشر در حفظ، نگهداری و بازیابی اطلاعات بود.
با توسعه رایانه های با ظرفیت، سرعت و دقت بالا در اواسط قرن بیستم تکامل و کاربرد مفاهیم سیستم های اطلاعاتی مدیریت، با روندی دیگر وبا سرعت بیشتری توسعه یافت که حاصل آن تغییرات ر عملیات و فعالتی ها و وظایف سازمان تجاری دنیا به شرح زیر شد:
-
- مدیریت متمرکز وتکیه بر محورهای تمرکز اطلاعات وبهره گیری از فن آوری پیشرفته.
-
- طراحی اطلاعات وارائه گزارشات لازم مورد نیاز برای اتخاذ تصمیم مدیریت، برنامه ریزی و کنترل سازمان.
- طراحی سیستم اطلاعات مدیریت با تکیه بر کنترل و سیستم های اطلاعاتی مدیریت کنترل پروژه ها.
نتایج حاصل از این مفاهیم، نظام اطلاعات مدیریت یا سیستم های اطلاعاتی مدیریت نامیده می شود. هدف سیستم های اطلاعاتی مدیریت افزایش روند ارائه واداره اطلاعات و کاهش حدس وگماندر حل مشکلات در سطوح مختلف سازمانی از طریق سیستم های بازخورد اطلاعات و بازتاب بازیابی اطلاعات در جهت تکامل داده های جدید به سیستم است.
نظام اطلاعات مدیریت شامل سه جزء است: مدیریت، اطلاعات و سیستم (بدرقه، ۱۳۸۹ ص۲۷).
۶-۲- تعاریف ومفاهیم نظام اطلاعات مدیریت
نظام اطلاعات مدیریت شبکه ای است متشکل از اجزای مختلف که اطلاعات لازم برای تصمیم گیری را در اختیار می‌گذارد و شامل روش ها و شیوه هایی است که جهت جمع آوری، انباشتن و بررسی اطلاعات برای اشخاصی که اطلاعات را استفاده می‌کنند و نیز مدیریت اطلاعات را دارند. سایر تعاریف عبارتند از:
نظام اطلاعات مدیریت یک سیستم رسمی در سازمان است که گزارش های لازم را برای فرایند تصمیم گیری مدیریت فراهم می‌سازد.
شبکه ای است که از کانال های ارتباطی و مراکز پردازش اطلاعاتی که اطلاعات را از منابع اصلی خود جمع آوری نموده، پس از ذخیره سازی، بهنگام رسانی، پردازش و مرتب سازی، آن ها را در اختیار مدیران مختلفی قرار می‌دهد که سازمان را اداره می‌کنند (علی پناهی، ۱۳۷۷).
یک نظام رسمی در سازمان است که گزارش های لازم را برای فرایند اخذ تصمیم مدیریت فراهم می آورد. نظامی را که کنترل و بازسازی اطلاعات را در سازمان ها به عهده دارد به طریقی که سازماندهی وانتخاب اطلاعات مناسب، اتخاذ تصمیم، برنامه ریزی و کنترل را برای مدیران آمادهسازد (اتابکی، ۱۳۷۹ به نقل از بدرقه، ۱۳۸۹ ص ۳۰).
