به بیان ساده می توان گفت نظام اطلاعات مدیریت با تولید گزارش های خلاصه و ساختاری وبا مبنایی منظم وتکراری، کار مدیریت را تسهیل می‌کند.

خروجی این نظام ها بهطور مرتب تهیه می شود و بیشتر برای کنترل فعالیت های مؤسسه‌ مورد استفاده قرار می‌گیرد. در عین حال از آن برای برنامه ریزی وسازماندهی نیز استفاده می شود. نظام های اطلاعات مدیریت برای وظایف مختلف مدیران در مراحل مختلف، توسعه داده شده اند که در این زمینه تقسیم دانش به نظام های جداگانه صورت می‌گیرد و این توزیع دانش به اندازه های کوچک ‌در کاهش زمان جستجو و به حداقل رسانیدن هزینه نقش اساسی دارد (بدرقه، ۱۳۸۹ ص ۳۱).


نظام اطلاعات مدیریت نظامی یکپارچه متشکل از کاربر و ماشین برای ارائه اطلاعات در پشتیبانی از عملیات، مدیریت وتصمیم گیری در سازمان است.

این نظام از نرم افزار و سخت افزار رایانه ای، راهنماهاو دستورالعمل ، مدل هایی برای تحلیل، برنامه ریزی، کنترل و تصمیم گیری و یک پایگاه اطلاعات بهره می‌گیرد (یزدان پناه، ۱۳۷۷).

نظام اطلاعات مدیریت نظامی است که داده های محیطی را جمع‌ آوری و داده های تبادلات و عملیات سازمانی را ثبت می‌کند و سپس آن ها را فیلتر، سازماندهی و انتخاب کرده و به عنوان اطلاعات به مدیران ارائه می کند و ابزاری برای مدیران فراهم می آورد که اطلاعات مورد نیاز خود ‌را تولید نمایند (بدرقه، ۱۳۸۹ ص ۳۱).

پس به طور کلی می توان عنوان کرد: نظام اطلاعات مدیریت یک نظام یکپارچه است که عهده دار فراهم آوری اطلاعات به منظور پشتیبانی از برنامه ریزی، کنترل و عملیات یک سازمان می‌باشد.

این نظام با تهیه اطلاعات گذشته، حال و آینده درباره عملیات داخلی و خارجی، مدیریت و کارکنان، فرآین اتخاذ تصمیم گیری را مساعد می‌کند. در واقع این نظام، اطلاعات یکنواخت را به صورت بهنگام عرضه می‌دارد.

در رابطه با مفهوم نظام اطلاعات مدیریت سازمان عنوان شده است که این نظام یک چیز متمایز و جدا از دیگر نظام های اطلاعات نیست بلکه چارچوبی کلی ارائه می‌کند که دیگر نظام های اطلاعات بر مبنای آن با یکدیگر همخوان می‌شوند.

در طول زمان مشخص شده که مفهوم پیاده سازی یک نظام کاملاً یکپارچه و واحد بسیار مشکل است. واقعیت این استن که یک نظام یکپارچه، به معنی یک ساختار واحد و همگن نیست بلکه بدین معنی است که اجزاء آن منطبق بر یک طرح کلی هستند.

اکنون نظام اطلاعات مدیریت به منزله فدراسیونی از زیر نظام های در نظر گرفته می‌شوند که در صورت نیاز طراحی و اجرا می‌شوند اما منطبق بر طرح کلی، استانداردها و رویه های نظام اطلاعات مدیریت هستند. ‌بنابرین‏ به جای یک نظام اطلاعات مدیریت واحد و کلی، سازمان می‌تواند تعداد زیادی نظام اطلاعات مرتبط داشته باشد که نیازهای مدیریتی را در سطوح مختلف به شکل های مختلف تأمین می‌کنند.

تجربه نشان می‌دهد که ایجاد یک نظام کاملاً یکپارچه غیر ممکن است. عوامل زیادی وجود دارند که باید همزمان و توأم در نظر گرفته شوند و نگهداری چنین نظامی مشکل است و به همین دلیل، نظام های اطلاعات مدیریت بیشتر به صورت بخش، بخش طراحی می‌شوند و یکپارچه سازی تنها در مواردی که ضروری باشد اعمال می شود.

به طور خلاصه نظام های اطلاعات مدیریت مبنایی برای یکپارچه سازی پردازش های اطلاعات سازمانی ارائه می‌دهند (داویس، ۱۹۸۵).

۷-۲- ویژگی های نظام اطلاعات مدیریت

هر چند امروزه کمتر «نظام اطلاعات مدیریت» در سازمان های ما موجود است که تمام ویژگی های مطلوب زیر را دارا باشد ولی این واقعیت متضمن این نیست که تمامی اینگونه نظام ها ضعیف باشند. درجه خوب کار کردن یک نظام معین بستگی به مجموعه ای از عوامل نظیر نوع کاربردها، تجهیزات، لیاقت فنی نیروی انسانی، حمایت مدیر عالی سازمان و کاربردهای پیشین آن دا رد (رضائیان، ۱۳۸۵).

به هر حال موارد زیر مورد قبول بیشتر استفاده کنندگان سیستم اطلاعات مدیریت است:

1. 1. اطلاعات دقیق را به موقع در اختیار تصمیم گیرندگان قرار دهد. به موقع بودن اطلاعات امری است که می بایست توسط کاربر مشخص شود و اگر اطلاعات دقیق، به هنگام نیاز ارائه نگردد، ممکن است در زمان بعدی سودمند واقع نگردد یا سودمندی اندکی داشته باشد. هر چند ممکن است چنین نکته ای واضح و معمول به نظر برسد، با این حال هنوز، نکته مهمی به شمار می رود. زیرا ارائه به موقع ودقیق اطلاعات، جزو اهداف عمده هر سیستم اطلاعات به حساب می‌آید (دیویس و اولسون، ۱۹۸۵ص ۶).

1. 1. پاسخگوی کنکاش های مدیریت برای دست یابی به اطلاعات باشد. گر چه ممکن است مدیر، بیشتر اطلاعاتی را که به طور منظم دریافت می‌کند فراموش کند، ولی سیستم باید بتواند حتی به درخواست های فوری مدیر نیز پاسخگو باشد. این امر ممکن است به اندکی طراحی اضافی نیاز داشته باشد، زیرا این قابلیت، بانک اطلاعاتی با ساختار متفاوتی را طلب می‌کند. هر چند که بازیابی این نوع اطلاعات دشوار می‌گردد ولی، چنین توانی که درون سیستم ایجاد می شود به هزینه اش می ارزد(رضائیان، ۱۳۸۸ ص ۱۷).

1. 1. گزارش بر مبنای استثنا به مدیریت ارائه دهد. مدیران به دانستن صدها فعالیتی که به طور رضایت بخش انجام می شود، علاقه ای ندارند، بلکه می خواهند از عواملی که خارج از کنترل هستند یا به زودی از کنترل خارج می‌شوند، آگاهی یابند. هنگامی که آدمی توان نامحدود رایانه را در تولید گزارش هایی که فاقد محتوای معنی داری هستند، بررسی می‌کند گزارش مدیریت بر مبنای استثنا بی نهایت اهمیت می‌یابد (اسکات، ۱۹۸۶، ص ۹۹).

1. 1. توان ادغام درآینده را داشته باشد. سیستم های اطلاعاتی جاری، باید با تغییرات سخت افزارها و نرم افزارها، که در اثر گسترش فعالیت ها در آینده رخ خواهد داد، سازگاری داشته باشد. ویژگی معمول دیگر سازگاری، سلولی بودن است. رایانه های سلولی به گونه ای طراحی شده اند که کاربر بتواند برای گسترش احتمالی مختصات سیستم، خود سیستم را با افزودن تجهیزات جنبی تنظیم کند. بدین ترتیب، می توان در صورت نیاز، حافظه اضافی، کانال‌ها، ترمینال های ورودی خروجی، بخش های ذخیره سازی وغیره را به سیستم افزوده (مورویک و مانسون، ۱۹۹۱، ص ۸).

1. مورد پذیرش کاربران مورد نظر باشد. اگر تمام شرایط قبلی فراهم باشد ولی به هر دلیل سیستم مورد پذیرش کاربران نباشد، موفق نخواهد بود. بسیار اتفاق می افتد که غلیرغم اثبات مفید بودن سیستم اطلاعاتی برای مدیران، به دلیل امتناع کارکنان، بدون استفاده مانده است. در بعضی از موارد، خرابکاری در سیستم از جانب کارکنان نیز مشاهده شده است.

ویژگی های دیگری مانند با صرفه بودن عملیات سیستم، سهولت استفاده از آن و هماهنگی اهداف در داخل سازمان را می توان به تفصیل مورد بحث قرار داد. ولی نکته مهمی که باید ذکر شود این است که اگر در آغاز، اهداف سیستم به طور واضح تعریف شود، آنگاه می توان قضاوت کرد که سیستم ما را به اهداف می رساند یا خیر. این اهداف شاخص های عملکرد سیستم و مفید بودن آن را برای سازمان فراهم می آورد (رأس و همکاران، ۱۹۸۳ ص ۱۰).

۸-۲- چرا مدیران به سیستم های اطلاعات مدیریت نیاز دارند؟