پس به طور کلی ‌می‌توان عنوان کرد: نظام اطلاعات مدیریت یک نظام یکپارچه است که عهده­دار فراهم آوری اطلاعات به منظور پشتیبانی از برنامه­ ریزی، کنترل و عملیات یک سازمان ‌می‌باشد.

این نظام با تهیه اطلاعات گذشته، حال و آینده درباره عملیات داخلی و خارجی، مدیریت و کارکنان، فرایند اتخاذ تصمیم گیری را مساعد می­ کند. در واقع این نظام، اطلاعات یکنواخت را به­ صورت بهنگام عرضه می­دارد.

در رابطه با مفهوم نظام اطلاعات مدیریت سازمان عنوان شده است که این نظام یک چیز متمایز و جدا از دیگر نظام­های اطلاعات نیست بلکه چارچوبی کلی ارائه می‌کند که دیگر نظام­های اطلاعات بر مبنای آن با یکدیگر همخوان می­شوند.

در طول زمان مشخص شده که مفهوم پیاده سازی یک نظام کاملاً یکپارچه و واحد بسیار مشکل است. واقعیت این است که یک نظام یکپارچه، به معنی یک ساختار واحد و همگن نیست بلکه بدین معنی است که اجزاء آن منطبق بر یک طرح کلی هستند.

اکنون نظام اطلاعات مدیریت به منزله فدراسیونی از زیر نظام­های در نظر گرفته می­شوند که در صورت نیاز طراحی و اجرا می­شوند اما منطبق بر طرح کلی، استانداردها و رویه ­های نظام اطلاعات مدیریت هستند. ‌بنابرین‏ به جای یک نظام اطلاعات مدیریت واحد و کلی، سازمان می‌تواند تعداد زیادی نظام اطلاعات مرتبط داشته باشد که نیازهای مدیریتی را در سطوح مختلف به شکل­های مختلف تأمین می‌کنند.


تجربه نشان می­دهد که ایجاد یک نظام کاملاً یکپارچه غیر ممکن است. عوامل زیادی وجود دارند که باید همزمان و توأم در نظر گرفته شوند و نگهداری چنین نظامی مشکل است و به همین دلیل، نظام­های اطلاعات مدیریت بیشتر به صورت بخش، بخش طراحی می­شوند و یکپارچه سازی تنها در مواردی که ضروری باشد اعمال می­ شود.

به طور خلاصه نظام­های اطلاعات مدیریت مبنایی برای یکپارچه سازی پردازش­های اطلاعات سازمانی ارائه می­ دهند (داویس، ۱۹۸۵).

۷-۲- ویژگی­های نظام اطلاعات مدیریت

هر چند امروزه کمتر «نظام اطلاعات مدیریت» در سازمان­ های ما موجود است که تمام ویژگی­های مطلوب زیر را دارا باشد ولی این واقعیت متضمن این نیست که تمامی اینگونه نظام­ها ضعیف باشند. درجه خوب کار کردن یک نظام معین بستگی به مجموعه ­ای از عوامل نظیر نوع کاربردها، تجهیزات، لیاقت فنی نیروی انسانی، حمایت مدیر عالی سازمان و کاربردهای پیشین آن دارد (رضائیان، ۱۳۸۵).

به هر حال موارد زیر مورد قبول بیشتر استفاده­کنندگان سیستم اطلاعات مدیریت است:

1. 1. اطلاعات دقیق را به موقع در اختیار تصمیم گیرندگان قرار دهد. به موقع بودن اطلاعات امری است که می­بایست توسط کاربر مشخص شود و اگر اطلاعات دقیق، به هنگام نیاز ارائه نگردد، ممکن است در زمان بعدی سودمند واقع نگردد یا سودمندی اندکی داشته باشد. هر چند ممکن است چنین نکته­ای واضح و معمول به نظر برسد، با این حال هنوز، نکته مهمی به شمار می­رود. زیرا ارائه به موقع ودقیق اطلاعات، جزو اهداف عمده هر سیستم اطلاعات به حساب می ­آید (دیویس و اولسون، ۱۹۸۵ص ۶).

1. 1. پاسخگوی کنکاش­های مدیریت برای دست­یابی به اطلاعات باشد. گر چه ممکن است مدیر، بیشتر اطلاعاتی را که به طور منظم دریافت می­ کند فراموش کند، ولی سیستم باید بتواند حتی به درخواست­های فوری مدیر نیز پاسخگو باشد. این امر ممکن است به اندکی طراحی اضافی نیاز داشته باشد، زیرا این قابلیت، بانک اطلاعاتی با ساختار متفاوتی را طلب می‌کند. هر چند که بازیابی این نوع اطلاعات دشوار می­گردد ولی، چنین توانی که درون سیستم ایجاد می شود به هزینه­اش می­ارزد(رضائیان، ۱۳۸۸ ص ۱۷).

1. 1. گزارش بر مبنای استثنا به مدیریت ارائه دهد. مدیران به دانستن صدها فعالیتی که به طور رضایت بخش انجام می شود، علاقه­ای ندارند، بلکه می­خواهند از عواملی که خارج از کنترل هستند یا به زودی از کنترل خارج می­شوند، آگاهی یابند. هنگامی که آدمی توان نامحدود رایانه را در تولید گزارش­هایی که فاقد محتوای معنی داری هستند، بررسی می­ کند گزارش مدیریت بر مبنای استثنا بی­نهایت اهمیت می‌یابد (اسکات، ۱۹۸۶، ص ۹۹).

1. 1. توان ادغام درآینده را داشته باشد. سیستم­های اطلاعاتی جاری، باید با تغییرات سخت افزارها و نرم افزارها، که در اثر گسترش فعالیت­ها در آینده رخ خواهد داد، سازگاری داشته باشد. ویژگی معمول دیگر سازگاری، سلولی بودن است. رایانه­های سلولی به گونه ­ای طراحی ‌شده‌اند که کاربر بتواند برای گسترش احتمالی مختصات سیستم، خود سیستم را با افزودن تجهیزات جنبی تنظیم کند. بدین ترتیب، می توان در صورت نیاز، حافظه اضافی، کانال­ها، ترمینال­های ورودی خروجی، بخش های ذخیره­سازی وغیره را به سیستم افزوده (مورویک و مانسون، ۱۹۹۱، ص ۸).

1. مورد پذیرش کاربران مورد نظر باشد. اگر تمام شرایط قبلی فراهم باشد ولی به هر دلیل سیستم مورد پذیرش کاربران نباشد، موفق نخواهد بود. بسیار اتفاق می افتد که غلیرغم اثبات مفید بودن سیستم اطلاعاتی برای مدیران، به دلیل امتناع کارکنان، بدون استفاده مانده است. در بعضی از موارد، خرابکاری در سیستم از جانب کارکنان نیز مشاهده شده است.

ویژگی­های دیگری مانند با صرفه بودن عملیات سیستم، سهولت استفاده از آن و هماهنگی اهداف در داخل سازمان را می توان به تفصیل مورد بحث قرار داد. ولی نکته مهمی که باید ذکر شود این است که اگر در آغاز، اهداف سیستم به طور واضح تعریف شود، آنگاه ‌می‌توان قضاوت کرد که سیستم ما را به اهداف می­رساند یا خیر. این اهداف شاخص­ های عملکرد سیستم و مفید بودن آن را برای سازمان فراهم ‌می‌آورد (رأس و همکاران، ۱۹۸۳ ص ۱۰).

۸-۲- چرا مدیران به سیستم­های اطلاعات مدیریت نیاز دارند؟

مدیران موفق کسانی هستند که قادر باشند اطلاعات داخل و خارج سازمان را در جهت تصمیم ­گیری به موقع و مؤثر و حل مسایل سازمان، بهتر مدیریت کرده و از آن به خوبی استفاده نمایند. سیستم­های اطلاعاتی در سازمان­ها، شرایط تسهیل به کارگیری بهینه دو عامل اساسی یعنی انسان و اطلاعات را در سازمان فراهم می ­آورند (قاضی زاده فرد، ۱۳۸۸).

سیستم­های اطلاعاتی در سازمان­ها، موجبات تسهیل در به کارگیری بهینه دو عامل اساسی یعنی انسان و اطلاعات را در سازمان فراهم می ­آورند. ضمن آنکه از سایر عواملی که در سازمان­ها مورد استفاده قرار می­ گیرند، یعنی مواد اولیه، پول، خدمات، انرژی، ماشین آلات، تجهیزات، ابزار، ساختمان و .. نیز بهطور بهینه بهره­ گیری می شود. عمده دلایلی که موجب می­گردد مدیران درسازمان­ها رو به سیستم­های اطلاعات آورده و به آن نیاز پیدا نمایند عبارتند از:

1. 1. بروز پدیده انفجار اطلاعات و عدم تأمین اطلاعات مناسب و مورد نیاز برای تصمیم ­گیری

1. 1. محیط متحول و متغیر سازمان­ها و رشد سریع تغییرات

1. 1. افزایش پیچیدگی مدیریت