اصل بر عادی بودن سند است. سند عادی با سرعت و بدون تشریفات خاصی تنظیم می‌شود اما تنظیم سند رسمی دارای تشریفات است.
عناصر متشکله سند عادی عبارتند از:
۱- شیئی که بتوان روی آن نوشت، خواه کاغذ باشد خواه سنگ و پوست و غیره.
۲- نوشته به هر خط و زبان و به هر صورت (نظم یا نثر). می‌توان گفت اولین شرط هر سند آن است که به صورت نوشته و کتبی باشد و بند ۲ ماده ۱۲۸۵(ق.م) نیز سند کتبی را جزء دلایل قرار داده است. با وجود این گفته شده است:«وصف سند به کتبی در ماده ۱۲۸۵ که ذکر شد حشو قبیح است و وصف کتبی یا غیر کتبی راجع به دلایل می‌تواند باشد نه سند».[۲۰]
۳- این نوشته باید در دعوا یا دفاع قابل استناد باشد. اصولا” سند نوشته‌ای است که با هدف استناد به آن تنظیم می‌شود.
۴- باید خود سند، دلیل کامل یا جزء دلیل باشد یا حاکی از دلیل دیگری از ادله اثبات دعوا(مانند اقرار) باشد.
۵- مفاد سند: خواه عقد باشد، خواه ایقاع، خواه اقرار و سایر امور مانند سال فوت و تولد که در شناسنامه می‌نویسند.
۶- سند خاص اعمال حقوقی باشد. سند معمولا” برای اثبات اعمال حقوقی به کار می‌رود و بندرت در وقایع حقوقی مورد استفاده قرار می‌گیرد مانند سند مالکیت و شناسنامه.[۲۱]
۷- به وسیله شخص یا اشخاصی که در ایجاد آن اثر دخالت دارند تنظیم شود.
۸- معمولا” پیش از دعوا تنظیم می‌شود.
۹– گذشت زمان از اعتبار آن نمی‌کاهد.
۱۰- رکن اصلی هر سند امضاء آن است و اصولا” هیچ نوشته‌ای بدون امضاء سندیت ندارد.[۲۲]
امضای سند در تعریف ماده ۱۲۸۵(ق.م.)نیامده است ولی نه تنها از اصول کلی حقوقی و عرف مسلم این رکن سند به خوبی قابل استنباط است، استقراء از شرایط اسناد در قوانین گوناگون نیز ضرورت امضاء را به عنوان رکن اصلی سند تأیید می‌کند.[۲۳]
امضای منتسب‌الیه نیز رکن اصلی سند عادی است. امضاء زیر سند و معمولا” در خود سند درج می‌شود. امضای سنتی به مفهوم اعم هر گونه علامت انحصاری شخصی است که زیر نوشته ترسیم یا گذاشته شده و دلالت بر هویت امضاکننده و تأیید متن نوشته توسط او می‌کند. اما قانون‌گذار در مواردی نوشته بدون امضا را نیز سند دانسته است (مانند دفاتر تجاری بازرگانان؛ ماده ۱۴ قانون تجارت و ماده ۱۲۹۷ قانون مدنی).[۲۴]
د: اسناد رسمی
بنابر ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی همچنان که قبلا” بیان شد اسناد رسمی عبارت است از«اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین رسمی در حدود صلاحیت آن ها بر طبق قوانین تنظیم شده باشند». ثبت اسناد عبارت است از تنظیم و ثبت(نوشته، قرارداد و صورت معاملات)در دفاتر رسمی با تشریفات مخصوص قانونی.[۲۵]
وفق این ماده سه شرط برای رسمیت داشتن سند رسمی مورد نظر قرار گرفته که آن ها را به طور جداگانه مورد بررسی قرار می‌دهیم.
۱- تنظیم در اداره ثبت اسناد و املاک یا در دفاتر اسناد و یا در نزد مأمورین رسمی
وفق این شرط، محل تنظیم سند برای احراز رسمی شدن برخی اسناد موضوعیت دارد. بنابرین، سندی که محل خاصی برای تنظیم آن در نظر گرفته می‌شود مثل اسناد مربوط به معاملات املاک غیر منقول و یا اسناد مربوط به ازدواج و طلاق و رجوع و بذل مدت حتما” باید در همان محل خاص یعنی در دفترخانه تنظیم شوند. لذا چنانچه سردفتر هر چند واجد صلاحیت دفتر را به خارج از محل کار برده باشد و در آنجا مبادرت به تنظیم سند نماید، این سند شرط اول از شرایط اساسی رسمیت را ندارد. با این حساب، می‌توان در خصوص سند رسمی محل تنظیم سند را نیز برای برخی اسناد مؤثر در تشخیص سند دانست. البته، اگر به دلایل قانونی مثل حبس و مرض، امکان حضور امضاکننده سند در دفتر خانه نباشد، طبق مقررات قانونی مندرج در ماده ۱۴ آیین‌نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۷ دفتر به رؤیت و امضاء ذی نفع در خارج از دفترخانه می‌تواند برسد و دفتر از رسمیت خارج نمی‌شود. ولی در غیر این موارد، می‌توان از صدر ماده ۱۲۸۷(ق.م)این امر را استنباط کرد که سندی که محل خاصی برای تنظیم آن پیش‌بینی شده است، باید در همان محل خاص تنظیم شود. مثلا اگر سردفتر ازدواج، ثبت ازدواج را در محل برگزار مراسم جشن عقد تنظیم نماید و یا حسب تقاضای یکی از دوستان سردفتر، سند در باغ و یا منزل شخصی سردفتر و یا دوست وی در یک روز تعطیل تنظیم شود، سند تنظیمی شرط اول از شرایط رسمیت داشتن سند را نخواهد داشت.[۲۶]
مقصود از مأمورین رسمی و حدود صلاحیت آنان در تعریف سند رسمی چیست؟ مأمور رسمی کسی است که از سوی حکومت به انجام کاری مأمور شده است و لازم نیست که حتماً بین مأمور و دولت رابطه استخدامی برقرار شده باشد مانند دفاتر اسناد رسمی، زیرا سردفتر کارمند دولت نیست، گرچه سردفتری شغلی غیردولتی محسوب می‌شود ولی از آنجایی که سردفتر از سوی دولت مأمور به تنظیم معاملات است، سردفتر مأمور رسمی به حساب می‌آید ممکن است ایراد شود که با توجه به عبارت«یا اینکه در نزد مأمورین رسمی تنظیم شده باشد» همچنین در تعریف دیگری از مأمور رسمی آورده‌اند که:«مأمور رسمی کسی است که از طرف مقامات صالح برای تنظیم سند تعیین شده است و مدت مأموریت او هم خاتمه نیافته است».[۲۷]
همین که سند در نزد مأمورین رسمی تنظیم شود، شرط اول را خواهد داشت ولی به نظر ما این شق سوم به مواردی بر می‌گردد که محل خاصی برای تنظیم سند و یا محل دیگر تنظیم یابد. اما در مورد سندی که محل خاصی برای تنظیم آن پیش‌بینی شده، حتما” باید در همان محل خاص تنظیم شود. دلیل ما این است که اگر قرار باشد تنظیم در همان محل خاص انجام نشود آنچه در صدر ماده ۱۲۸۷(ق.م) آمده لغو خواهد شد. زیرا از نظر اصول تفسیر قانون باید قانون را به گونه‌ای تفسیر نمود که همه عبارات و الفاظ به کار رفته در آن معنا داشته باشند. بنابرین تنها توجیه که می‌توان برای لزوم قید عبارت صدر(ماده ۱۲۸۷)آورد، این است که بگوییم این عبارت به اسنادی برمی‌گردد که محل خاصی برای تنظیم آن ها وجود دارد. شایان گفتن است از نظر مقررات مربوط به سردفتران، چنانچه دفتر در غیر موارد ماده ۱۴ به بیرون از دفتر برده شود، تخلف محسوب شده و چنانچه سوء نیت سردفتر احراز گردد، در آن صورت سند از حجیت و اعتبار ساقط می‌شود و اماره سوءنیت موجب می‌گردد که شخص سردفتر عدم سوء نیت خود را در اخراج دفتر از دفترخانه و در نتیجه اعاده اعتبار دفتر به اثبات رساند ولی اگر سوءنیت وی احراز نشود، دفتر از حجیت ساقط نمی‌شود. ولی ما این رویه اخیر را با استدلال فوق الذکر مخدوش دانسته معتقدیم در چنین موردی نیز دفتر از دلیلیت ساقط می‌گردد. بدیهی است در صورت خروج از رسمیت، دفتر فقط در همان قسمت که به دلیل عدم تنظیم در محل ایراد پیدا کرده، مردود است و کل دفتر از اعتبار ساقط نمی‌گردد. بنابرین، اثر داشتن سوءنیت یا عدم آن فقط در مجازات سردفتر مؤثر است، ولی در اعتبار دفتر تأثیری ندارد. لذا مندرجات دفتری که به هر دلیل به خارج از دفترخانه برده شده و سندی در آن تنظیم گردد، در همان قسمت، بی‌اعتبار است.
