سازمان ثبت، دارای دو نوع ساختار اداری است، یک نوع، همان است که در سایر سازمان ها و اداره ها و مؤسسه های دولتی وجود دارد، مانند اداره کارگزینی و اداره حسابداری، این ساختار اداری سازمان ثبت، ارتباطی با درس حقوق ثبت ندارد.
نوع دیگر، آن است که با ثبت املاک و ثبت اسناد و اجرای اسناد ثبتی ارتباط دارد و به این ترتیب به درس حقوق ثبت مربوط می شود.
۸- اظهــار نامه :اظهار نامه فرم مخصوصی است که متقاضیان ثبت(بعد از شماره گذاری املاک) آن را تکمیل و امضاء کرده و ضمیمه اصل مدارک مالکیت، به اداره ثبت محل تحویل و به این طریق درخواست ثبت می نمایند.« ممکن است درخواست ثبت چندین خانه یا دکان واقع در یک بخش، یا قطعاتی که در یک مزرعه واقع و مربوط به یک شماره اصلی است در یک اظهارنامه پذیرفته شود، ولی برای هر یک از رقبات مذبور، باید پلاک جداگانه نصب و حدود هر قطعه در صورتی که منفصل باشد جداگانه نوشته شود[۳۲]».نمونه فرم اظهارنامه در صفحه ۱۳۲ آمده است.
۹-اعتراض به ثــبت : عرضحالی که اشخاص به اصل، یا نسبت به حدود، یا حقوق ارتفاقی ملک مورد تقاضای ثبت به عنوان اعتراض به اداره ثبت تسلیم می‌کنند، اصطلاحاً اعتراض به ثبت نامیده می شود، اعتراض به ثبت (راجع به اصل ملک) باید از تاریخ نشر اولین آگهی ثبتی تا حدود ۹۰روز انجام شود( مطابق ماده ۱۶ قانون ثبت) ولی اعتراض به حدود و حقوق ارتفاقی که توسط مجاورین صورت می‌گیرد ۳۰ روز از تاریخ تنظیم صورتمجلس تحدید حدود است. کلیه اعتراضاتی که بدین طریق به اداره ثبت تحویل می شود باید به دادگاه ارسال شود، بجز مواردی که در اداره ثبت نسبت به آن اظهار نظر می شود و در کتاب حقوق ثبت آقای شهری به شرح زیر بیان شده است:
۱-در صورتی که اعتراض(اعم از اعتراض به ثبت یا حدود یا حقوق ارتفاقی) خارج از موعد قانونی رسیده باشد.
۲-در صورتی که اعتراض به حدود یا حقوق ارتفاقی باشد و در مورد اعتراض از املاکی باشد که در جریان اصلاحات ارضی به زارعان واگذار شده، یا مربوط به قطعاتی باشد که در سهم مالک قرار گرفته و یا مربوط به مستثنیات باشد.
۳-در صورتی که معترضین مجاور با همان حد مورد اعتراض، قبلاً سند مالکیت گرفته باشند.
۴-در موردی که اعتراض به حد، از ناحیه غیر مجاور به عمل آمده باشد.
۵-در صورتی که معترض( چه بر ملک باشد، چه بر حدود چه بر حقوق ارتفاقی) به موجب سند رسمی از اعتراض خود صرف نظرکرده و آن را پس گرفته باشد.[۳۳]
۱-۵-: جایگاه ثبت ملک و صدور سند مالکیت
حقوق ثبت را باید از شاخه های حقوق خصوصی دانست یا حقوق عمومی؟
به نظر می‌رسد که حقوق ثبت را باید از شاخه های حقوق خصوصی به شمار آورد، زیرا بحث آن راجع به ثبت ملک و ثبت سند( ثبت اعمال حقوقی اعم از عقد و یا ایقاع) است و واضح است که هم اموال منقول و هم اموال غیر منقول در حقوق مدنی مطالعه می شود و ثبت ملک یعنی مال غیر منقول با حقوق مدنی و بحث مالکیت ارتباط دارد. اعمال حقوقی نیز در حقوق مدنی که مهمترین شاخه از شعب حقوق خصوصی است مطالعه می شود. بنابرین حقوق ثبت را باید جزء شاخه های حقوق خصوصی بشمار آورد.[۳۴]
اصلاح ثبت را پیش از این گفتیم اینک باید اضافه گردد که آیا سند اصلاح ثبتی است با این توضیح که در حقوق ثبت سند را باید دلیل ثبوت و اثبات حقی دانست که بر یک یا چند صفحه کاغذ رسمی که از طرف دولت باشکل خاص چاپ شده است، طبق مقررات قانونی نوشته می شود و امضا می‌گردد و بر آن مهر مخصوصی نقش می بندد، بنابرین اصطلاح سند در حقوق ثبت متفاوت با اصطلاح سند در حقوق مدنی است.
علی ایحال ثبت سند یعنی انجام اعمالی که به حق جنبه رسمی می‌دهد و این اعمال عبارت از نوشتن است و شامل دو عمل یکی تنظیم سند و دیگری ثبت سند می‌باشد. به همین علت است در ماده ۱۶ آئین نامه دفاتر اسناد رسمی می‌گوید: هیچ سندی را نمی توان تنظیم کرد و در دفتر اسناد رسمی ثبت نمود مگر آنکه موافق با مقررات قانون باشد پس تنظیم سند، مقدمه ثبت سند است و ثبت سند درد فتر رسمی که از طرف سازمان ثبت چاپ شده است انجام می شود.[۳۵]
در رابطه با صلاحیت مامورین ثبت نیز باید گفت: ماده ۲۰ قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۱۳۱۰ در مورد صلاحیت محلی مامورین ثبت و سردفتران اسناد رسمی تصریح نموده است به اینکه مامورین مذکور و سردفتران اسناد رسمی جز در محل مأموریت خود نمی توانند انجام وظیفه نمایند و اقدامات آن ها در خارج از محل اثر قانونی ندارد.
ثبت اسناد و املاک از امور حیاتی و ضروری نظام جمهوری اسلامی ایران است و در متون اصلی اسلامی مانند قرآن کریم و روایات احادیث اهل بیت(ع) که اکثراً متواتر و مفید علم و قطع می‌باشد بر ضرورت ثبت اسناد و املاک و داد و ستد اقتصادی، اجتماعی، خانوادگی و فردی دلالت و تأکید دارد، در حدی که در قرآن کریم حتی برای اخذ وام، دستور مکاتبه و ثبت آن و گرفتن شهود داده شده است، از آنجا که نظام اجتماعی اعم از اسلامی و غیر اسلامی مبتنی بر معامله که از تلاش و اراده انسان ها نشأت می‌گیرد است، ثبت اهمیت می‌یابد.
با پیشرفت تکنولوژی، طبیعی است نوع معاملات و شیوه تنظیم اسناد، تحولاتی را به وجود می آورد که همگام بانیاز جامعه باید در نگارش اسناد، ابتکار جدید اعمال گردد تا اینگونه اسناد بدون ابهام از اعتبارخاص خود برخوردار باشند و حقوق هر یک از طرفین را بارز و آشکار نماید.[۳۶]
سعی و تلاش و کوشش هر فردی در اختیار اراده اوست و د رهر زمان می‌تواند تصرف کند و برای تعیین و تقدیم تلاش و اراده انسانی حتما بایستی ثبت و ضبط آن به نحوی که موردتایید همگان باشد موردتوجه قرار گیرد. از همین جاست که انواع نوشتجات، بیع نامه ها، وقف نامه ها، صلح نامه ها، مهر نامه ها و صدها عناوین دیگر که حکایت از ملکیت و نقل و انتقال آن دارد در زندگی مردم از گذشته جاری و ساری بوده است و مشکلات اجتماعی مردم را مرتفع کرده‌است، و در صورت بروز اختلاف به این اسناد استناد کرده‌اند. حتی مسئولین دولتی اعم از سلاطین و غیر سلاطین هم موارد لازم را به ثبت می رساندند، بخشی از فرامین آنان که دردسترس می‌باشد.
