در حقیقت قدرت فن آوری اطلاعات در آن نیست که باعث شود فرایندهای قدیمی بهتر عمل کنند، بلکه در آن است که سازمان ها را قادر سازد تا قوانین کهنه را شکسته و راه های تازه ای را برای کارکردن به وجود آورند-یعنی مهندسی مجدد کنند. (همرو چمپی۱۹۹۴).
توانمندیهای فناوری اطلاعات در جدول (۲-۶) فهرست شده است.
جدول۲-۶ : توانمندی های IT در مهندسی مجدد (نوری، ۱۳۸۴)
توانایی IT
تاثیرات سازمانی
مبادلات
IT میتواند فرایندهای کسب و کار بدون ساختار را به صورت مبادلات استاندارد تغییر شکل دهد.
جغرافیایی
IT میتواند اطلاعات را به سرعت و به سهولت در فواصل طولانی منتقل کند و فرایندهای کسب وکار را از مناطق و محلات مستقل نماید.
اتوماسیون
IT میتواند نیروی انسانی را در برخی فرایندها کاهش دهد.
اطلاعاتی
IT میتواند حجم وسیعی از اطلاعات جزئی را در فرآیندهای کسب و کار منتشر کند
تحلیلی
IT میتواند شیوه های تحلیلی پیچیده را برای به نتیجه رسیدن یک فرایند ارائه دهند.
توالی
IT میتواند تغییراتی را در توالی وظایف فرایند به وجود آورد به طوری که اجازه میدهد چندین وظیفه همزمان با هم انجام شوند.
مدیریت دانش
IT باعث می شود جمع آوری و انتشار دانش و تخصص فرایند را بهبود دهد.
پیگیری
IT باعث می شود پست ها، ورودی ها و خروجی ها پیگیری شود.
کاهش واسطه ها
IT باعث می شود دو جرء فرایند را بدون نیاز به واسطه های ارتباطی دیگر مرتبط کرد.
مزیت اصلی فناوری اطلاعات در مهندسی مجدد به قدرت در هم ریختن[۳۴] آن بستگی دارد. فناوری اطلاعات قدرت درهم شکستن اطلاعات را دارد. میتواند باعث شود افراد به تفکر قیاسی بپردازند و برای سازمان مزیت رقابتی به دست آورد. این شرکت قوانین موجود را از بین برد و فروش کتاب را از طریق فروشگاه های فیزیکی متوقف و فروش از طریق اینترنت را جایگزین آن ساخت. در حقیقت آمازون شیوه کسب و کار خود را به طور کامل تغیییر داد و همه قوانین را درهم شکست. (زرگر،۱۳۸۲)
مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار (BPR) و فنآوری اطلاعات (IT)، همکاران بسیار نزدیکی هستند اگرچه از ارتباط بین این دو هنوز به طور کامل بهرهبرداری نشده است. سازمانهایی که از فنآوری اطلاعات برای مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کارشان استفاده نمودهاند، از مزایای فراوانی بهرهمند شدهاند. آنچه در پی میآید، گفتارهایی را درباره تحلیل فرایند و مهندسی مجدد و ارتباط آن با فن آوری اطلاعات ارائه میکند(همر و چمپی،۱۹۹۴).
۲-۴-۱-۱- اهمیت به کارگیری فنآوری اطلاعات و مهندسی مجدد فرآیندها به طور همزمان
فنآوری اطلاعات در اغلب موارد برای کاهش بار ارتباطی بین سازمانی، تقویت خطوط کارگری و تغذیه مهندسی مجدد فرایند، مورد استفاده واقع شده است. در بیشتر موارد فنآوری اطلاعات به جای تغییر کار و فضای کاری، آن را تقویت و تجهیز نموده است(Ervin,1995). مدیران برتر همواره به فنآوری اطلاعات به عنوان منبع بالقوهای برای مزیت رقابتی، مینگرند. (زرگر،۱۳۸۴)
به کارگیری توأم IT و BPR، پتانسیل مناسبی برای خلق قابلیتهای کاری منعطفتر، مبتنی بر گروههای کاری و ارتباطات و هماهنگتر را در اختیار سازمانها قرار میدهد. فنآوری اطلاعات میتواند بسیار فراتر از یک ابزار برای مهندسی مجدد و طراحی مجدد فرایند باشد. فنآوری اطلاعات از مجموعهای از ابزار برای اتوماسیون و مکانیکی کردن فرآیندها، فراتر است.
فناوری اطلاعات میتواند طرز عمل کسب و کار را اساساً دگرگون نموده و طراحی فرایند را توانمند سازد(Adamides,karacapilidies,2006).
برای اثربخش بودن تغییر سازمانی، فنآوری اطلاعات، فرایند کسب و کار و نیاز سازمان باید با یکدیگر هماهنگ باشند. اگرچه هنوز از رابطه موجود بین فناوری اطلاعات و مهندسی مجدد به طور کامل بهرهبرداری نشده است اما این دو همکاران بسیار نزدیکی به شمار میروند. با توجه به مطالب ذکر شده، سؤالات متعددی مطرح می شود. فناوری اطلاعات چگونه میتواند به سازمان در دستیابی به یک ساختار منعطف کمک کند؟ فناوری اطلاعات چگونه میتواند از صلاحیتهای ناب سازمان حمایت کند؟ فناوری اطلاعات چگونه میتواند به سازمان در هماهنگ شدن با محیط نامطمئن و پیچیده خود که به طور فزایندهای در گسترش است، کمک کند؟ فناوری اطلاعات چگونه میتواند هم پیمانی و دیگر روش های همکاری بین سازمانی را تسهیل نماید؟
۲-۴-۲- قابلیتهای فنآوری اطلاعات و مهندسی مجدد
فنآوری اطلاعات را میتوان به شرح زیر تعریف نمود:
قابلیتهایی که از طریق رایانه ها، نرمافزارها و تسهیلات ارتباطی برای جابجایی داده ها، اطلاعات و دانش به افراد و فرآیندها به سازمان اعطا میشود را فناوری اطلاعات مینامند.
قابلیتهای فناوری اطلاعات، دسترسی به اطلاعات و هماهنگی واحدهای سازمانی متداخل را بهبود بخشیده است. فناوری اطلاعات به جای پشتیبانی ماده از گزینههای طراحی فرایند میتواند آنچنان قدرتمند باشد که گزینه های جدیدی برای طراحی فرایند ایجاد نماید.
بیلگیتس در کتاب جدید خود سرعت تفکر (۱۹۹۹)، مینویسد. اگر دهه ۱۹۹۰ درباره کیفیت، دهه ۱۹۹۰ درباره مهندسی مجدد باشد آنگاه بدون شک دهه ۲۰۰۰ درباره سرعت خواهد بود.
او در این کتاب تمام نتایج و تأثیرات انتشار فناوری اطلاعات و اینترنت را بر اقتصاد، جامعه، دولت و زندگی، مورد تجزیه و تحلیل قرار میدهد. او نشان میدهد که فناوری اطلاعات چگونه طرز زندگی مصرفکنندگان و انتظارات آن ها از کسب و کار را تحت تأثیر قرار میدهد. تنها مدیرانی که بر فرایند فناوری اطلاعات و دنیای دیجیتال تسلط پیدا میکند میتوانند به مزیت رقابتی دست پیدا کنند (۱۹۹۹ Gets).
فناوری اطلاعات میتواند از ابزاری قابل استفاده در مهندسی مجدد فرایند کسب و کار فراتر رفته و طراحی مجدد فرایند کسب و کار را امکانپذیر نماید. نقش فناوری اطلاعات میتواند در سه مرحله به شرح زیر طبقهبندی شود:
۱- پیش از طراحی فرایند
۲- در خلال فعالیت طراحی فرایند
۳- بعد از تکمیل طراحی فرایند
مرحله ۱- پیش از طراحی فرایند (به عنوان یک توانمندساز)
مهندسی مجدد یک حرکت استراتژیک است و به درک شفافی از وضعیت رقابتی صنعت، بازار و مشتریان نیازمند است. علاوه بر این ها، همچون هر فعالیت استراتژیک دیگری، سازگاری بین استراتژیهای کسب و کار سازمان و چشمانداز آن نیز امری ضروری میباشد. از سوی دیگر تعریف استراتژی کسب و کار و توسعه چشمانداز استراتژیک، درک درستی از ضعفها، قدرتهای سازمان و همچنین ساختار بازار و فرصتها را طلب میکند.
در این مرحله مشخص میشود که آیا حقیقتاً پتانسیل برای مهندسی مجدد وجود دارد و یا دیگر مدلهای بهبود مثل مدیریت کیفیت جامع برای سازمان مناسب میباشند.
فعالیتهای این مرحله میتواند شامل مراحل زیر باشد: